PRAESCO – Zweiter Co-Design Workshop: Ideen gemeinsam weiterdenken

Am 27. März fand unser zweiter ganztägiger Co-Design Workshop im Rahmen des Forschungsprojekts PRAESCO statt – dieses Mal vollständig remote. Sieben Teilnehmende aus unserem Panel kamen zusammen, um gemeinsam mit uns weiter an der Zukunft hybrider Zusammenarbeit zu arbeiten. Im Zentrum des Workshops stand ein nächster wichtiger Schritt: die im Projekt entwickelten Konzeptideen nicht nur vorzustellen, sondern gemeinsam zu erkunden, zu hinterfragen und weiterzudenken. Moderiert wurde der Workshop von Ronda Ringfort-Felner (Universität Siegen), gemeinsam mit Ali Askari und Vineetha Rallabandi (TU Dortmund), unterstützt durch Paul Becker (Universität Siegen).

Rückblick und Einordnung

Zum Einstieg blickten wir zunächst auf den ersten Co-Design Workshop zurück, der im September 2025 in einem hybriden Format stattfand.

Darauf aufbauend richteten wir den Blick auf die vergangenen Monate hybrider Zusammenarbeit der Teilnehmenden: Was hat besonders gut funktioniert? Was war frustrierend? Was war überraschend oder interessant?

Dabei wurden erneut sowohl positive Praktiken als auch anhaltende Herausforderungen sichtbar. Als hilfreiche Beispiele nannten die Teilnehmenden etwa einen „Scrum Master Avatar“ für Remote-Teilnehmende oder transparente Slack-Statusmeldungen wie „Elterntaxi“ oder „Kita Pickup“, die Kontext sichtbar machen und Verständnis schaffen.

Gleichzeitig bestätigte sich, dass viele der bereits im ersten Workshop identifizierten Probleme weiterhin bestehen: Remote-Teilnehmende gehen häufig unter, es bleibt unklar, wer sich vor Ort im Raum befindet, und nonverbale Signale wie Gestik und Mimik sind schwer lesbar. Hybride Zusammenarbeit bleibt damit für viele eine herausfordernde und teilweise sogar zu vermeidende Arbeitsform, die bislang nur selten aktiv gestaltet wird.

Konzepte erkunden und reflektieren

Nach einem kurzen Update zum aktuellen Stand des Projekts begann der erste inhaltliche Teil: die gemeinsame Auseinandersetzung mit vier Konzeptkomponenten der „NoticeLight Meet Plattform“ aus PRAESCO.

In rotierenden Breakout-Phasen tauchten die Teilnehmenden jeweils in ein Konzept ein, stellten Fragen, diskutierten Anwendungsszenarien und brachten eigene Ideen ein. Nach mehreren Runden hatte jede Person alle Konzeptkomponenten kennengelernt und aus unterschiedlichen Perspektiven reflektiert: Welche Potenziale bieten sie im Arbeitsalltag? Wo liegen Grenzen oder Herausforderungen? Was fehlt noch? In der anschließenden Diskussion wurde deutlich: Alle vier Konzeptkomponenten greifen zentrale Aspekte des agilen Arbeitsalltags auf und bilden vielversprechende, sich ergänzende Ansätze.

Fokus-Sessions: Vertiefung zentraler Fragestellungen

Aufbauend darauf, ging es in den zweiten Teil des Workshops, die Fokus-Sessions. In drei aufeinanderfolgenden Sessions arbeiteten die Teilnehmenden intensiv an zentralen Themen und Fragestellungen der Konzeptschwerpunkte:

Fokussession 1: Engagement & Mood Dynamics in hybriden Meetings – Exploration von Form, Nutzung und Funktion
Fokussession 2: Gruppenbewusstsein und periphere Teilnahme in hybriden Meetings – Speculative Enactments & Future Dialogues
Fokussession 3: Interpersonal Communication & Non-verbal Backchanneling – Exploration of contextual back-channel communication through on-body wearables

Engagement & Mood Dynamics in hybriden Meetings

In der ersten Session stand die Frage im Mittelpunkt, wie rezeptive Signale – etwa Zustimmung, Verwirrung oder Interesse – in hybriden Meetings besser kommuniziert werden können.

Ausgehend von ihrem Arbeitsalltag reflektierten die Teilnehmenden zunächst, welche rezeptiven Signale besonders relevant sind und im hybriden Setting häufig verloren gehen. Anschließend erkundeten sie spielerisch mithilfe von drei unterschiedlichen, zuvor per Post versendeten 3D-gedruckten Objekten, wie sich solche Signale tangibel ausdrücken lassen.

Im Fokus standen dabei insbesondere Zustimmung und Ablehnung zu bestimmten Themen, aber auch Stimmung oder ELMO („Enough, let’s move on“). Die gewählten Formen variierten je nach Nutzung und Präferenz: Einige nutzten das würfelartige Objekt, um durch dessen Ausrichtung z. B. Zustimmung, Ablehnung oder ELMO im hybriden Meeting zu kommunizieren. Andere bevorzugten eins der ringförmigen Objekte, bei denen Stimmung über kleine Bewegungen reguliert und Redebedarf durch Berührung signalisiert wurde.

Gruppenbewusstsein und periphere Teilnahme in hybriden Meetings

In der zweiten Session wagten die Teilnehmenden einen Blick in die Zukunft und untersuchten die breiteren Potenziale und Herausforderungen zweier weiterer Konzeptkomponenten. Dazu versetzten sie sich in einen Arbeitsalltag, in dem neue Meeting-Systeme längst etabliert sind – mit sichtbaren Teilnahmeformen, Kontextinformationen sowie peripherer und relevanzbasierter Beteiligung.

In zwei parallelen Gruppen entwickelten sie ein Spektrum möglicher Stakeholder, die von solchen Systemen betroffen wären: von Product Ownern, Geschäftsführung und neuen Mitarbeitenden über Praktikant:innen bis hin zu Datenschutzbeauftragten, Betriebsratsmitgliedern oder sogar Familienangehörigen wie Partner:innen und Kindern.

Diese Perspektiven wurden mit fiktiven, aber plausiblen Meinungen und Erfahrungen angereichert. So entstanden beispielsweise Szenarien, in denen Geschäftsführende begeistert sind, weil sich die Meeting-Überlastung durch relevanzbasierte Teilnahme reduziert, während gleichzeitig kritische Stimmen – etwa aus Datenschutz oder Betriebsrat – auf potenzielle Risiken wie Informationsabfluss oder eine steigende Meeting-Dichte hinweisen.

In Form von Zukunftsdialogen wurden diese Perspektiven weiter vertieft: Die Teilnehmenden schlüpften in unterschiedliche Rollen und diskutierten aus diesen heraus miteinander. Neben dem spielerischen Charakter ermöglichte diese Session vor allem eines: einen differenzierten Blick auf die weitreichenden Potenziale und Herausforderungen bestimmter hybrider Meeting-Technologien im agilen Arbeitskontext.

Interpersonal Communication & Non-verbal Backchanneling

In der dritten und letzten Session lag der Fokus auf der zwischenmenschlichen Kommunikation im hybriden Arbeitsalltag – genauer: nonverbalem Backchanneling.

In zwei parallelen Gruppen analysierten die Teilnehmenden zunächst, welche Formen nonverbaler Kommunikation ihren Alltag prägen – von Nicken oder Augenrollen bis hin zu subtileren Ausdrucksformen wie Körperhaltung oder Atemverhalten. Darauf aufbauend diskutierten sie die Rolle von On-Body Wearables zur Unterstützung dieser Kommunikation. Die Einschätzungen hierzu fielen unterschiedlich aus: Während einige Vorbehalte gegenüber zusätzlicher Technologie am Körper äußerten, sahen andere darin große Potenziale.

Reflexion und Ausblick

Zum Abschluss kamen alle Teilnehmenden noch einmal zusammen, um zentrale Eindrücke des Tages zu reflektieren: Was war besonders spannend? Wo sehen sie Potenzial? Und welche Fragen bleiben offen?

Die Teilnehmenden waren sich einig: Der Workshop war erneut spannend und diskutierte eine Vielzahl vielversprechender Konzepte, die das Potenzial haben, den hybriden agilen Arbeitsalltag positiv zu verändern – und die sie gerne selbst im Alltag erproben würden.

Genau hier setzen wir nun an: In den nächsten Schritten werden die Konzepte als konkrete Demonstratoren umgesetzt, um sie erlebbar zu machen und ihre Wirkung im Alltag weiter zu untersuchen.

Wir bedanken uns herzlich bei allen Teilnehmenden für ihre Perspektiven, ihre Offenheit und ihr aktives Mitwirken. Wir freuen uns darauf, die entwickelten Konzepte nun weiter zu schärfen und im nächsten Schritt auch den zweiten Use Case (spontane Ad-hoc-Kollaboration) in den kommenden Co-Design Workshops zu erkunden.